Mei 1, 2019
Tata Kelola PerusahaanNo Comments

Disahkannya Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 56/ POJK.04/2015 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal, maka pada pada 13 Agustus 2015, Perseroan telah menetapkan Piagam Unit Audit Internal (Internal Audit Charter) tertanggal 13 Agustus 2015 menggantikan Piagam Unit Audit Internal tertanggal 30 Desember 2009.

Unit Audit Internal dibentuk dengan tujuan memberikan pendapat profesional, independen dan objektif kepada direktur Utama terhadap aktivitas dan operasi Perusahaan. Mengacu pada keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan nomor Kep-496/BL/2008 tanggal 28 November 2008 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Audit Internal (“Peraturan no. IX.I.7”), maka Perseroan sebagai Perusahaan Publik telah membentuk Unit Audit Internal dan telah mempunyai Piagam Unit Audit Internal/lnternal Audit Charter sebagai Pedoman Pelaksanaan Kerja Audit Internal. Pedoman Pelaksanaan Kerja Audit Internal tersebut untuk pertama kalinya telah disusun dan ditandatangani oleh Presiden Direktur Perseroan pada tanggal 30 Desember 2009.

PEDOMAN PELAKSANAAN UNIT AUDIT INTERNAL BERISI ANTARA LAIN :

Internal Audit Charter Perseroan ini mencakup visi, misi, fungsi, struktur organisasi Unit Audit Internal, persyaratan dan pengembangan Unit Audit Internal, wewenang, tugas, dan tanggung jawab Unit Audit Internal, pelaksanaan dan pelaporan Audit dan etika Unit Audit Internal, pembatasan Unit Internal Audit serta penetapan dan persetujuan dari Direksi dan Dewan Komisaris.

VISI

Menjadi unit yang independen, obyektif, profesional dan memberikan nilai tambah guna mendukung Manajemen Perseroan dalam mencapai sasaran usaha, visi dan misinya.

MISI

  • Membantu Manajemen Perseroan dalam mencapai kinerja Perseroan dengan melakukan aktivitas konsultasi sehingga terjadi peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan Perseroan.
  • Menjalankan fungsi assurance sehingga tercapai Tata Kelola Perusahaan yang Baik dan Operational Exellence.

 

PROFIL KEPALA UNIT AUDIT INTERNAL

STRUKTUR ORGANISASI INTERNAL AUDIT

Internal Audit Division merupakan bagian dari struktur organisasi Perseroan dengan posisi sebagai berikut:

FUNGSI UNIT AUDIT INTERNAL

  1. Melakukan kegiatan pemberian keyakinan (assurance) dan konsultasi yang bersifat independen dan obyektif, dengan tujuan untuk meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional Perseroan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola Perseroan.
  2. Membantu Manajemen Perseroan dalam penerapan Tata Kelola Perusahaan yang baik yang meliputi pemeriksaan/ audit, penilaian, penyajian, evaluasi, saran perbaikan serta mengadakan kegiatan assurance dan konsultasi kepada unit kerja, sehingga unit kerja dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara efektif, efisien dan sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh Perseroan.

KEDUDUKAN UNIT AUDIT INTERNAL

  1. Unit Audit Internal secara struktural dikepalai oleh Kepala Unit Audit Internal.
  2. Kepala Unit Audit Internal ditunjuk dan diberhentikan secara langsung oleh Presiden Direktur setelah disetujui oleh Dewan Komisaris.
  3. Presiden Direktur dapat memberhentikan Kepala Unit Audit Internal, setelah mendapat persetujuan Dewan Komisaris, jika Kepala Unit Audit Internal tidak memenuhi persyaratan sebagai Auditor Internal sebagaimana diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 56/POJK.04/2015 dan atau gagal atau tidak cakap menjalankan tugas.
  4. Kepala Unit Audit Internal bertanggung jawab secara penuh dan langsung kepada Presiden Direktur.
  5. Anggota Unit Audit Internal bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Unit Audit Internal.

 

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UNIT INTERNAL

  1. Menyusun strategi dan rencana kerja audit tahunan serta rencana pengembangan kemampuan dan keterampilan auditor sehingga selalu update dan inline dengan perkembangan Perseroan sesuai masukan dari Presiden Direktur dan Dewan Komisaris.
  2. Mempersiapkan dan melaksanakan audit atas efektifitas sistem pengendalian internal dan manajemen risiko sesuai sesuai dengan kebijakan Perseroan.
  3. Mempersiapkan dan melaksanakan audit kepatuhan terhadap jalannya pengelolaan Perseroan untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan Perseroan telah sesuai ketentuan/kebijakan peraturan perusahaan yang berlaku serta terhadap berbagai peraturan hukum negara yang berlaku.
  4. Mempersiapkan dan melaksanakan audit operasional untuk mengukur tingkat efisiensi dan efektifitas semua kegiatan Perseroan.
  5. Mempersiapkan dan melaksanakan audit khusus (investigative audit) atas permintaan dari Manajemen.
  6. Berdasarkan hasil audit, memberikan bantuan masukan/ rekomendasi terhadap penyempurnaan sistem dan prosedur serta kebijakan Perseroan sehingga tercapainya efisiensi dan efektifitas yang selaras dengan visi dan misi Perseroan.
  7. Membuat dan menyampaikan laporan audit, rekomendasi dan tindak lanjut yang belum, sedang dan telah dilaksanakan kepada Presiden Direktur dan Dewan Komisaris.
  8. Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan audit internal yang dilakukannya.

 

WEWENANG UNIT AUDIT INTERNAL

  1. Menentukan strategi, ruang lingkup, metode dan frekuensi audit secara independen atas persetujuan Presiden Direktur.
  2. Mempunyai akses terhadap seluruh dokumen, pencatatan, sistem, fisik aset dan informasi milik Perseroan terkait obyek audit yang dilaksanakannya.
  3. Melakukan komunikasi secara langsung dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit serta anggota dari Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit.
  4. Menyampaikan hambatan dan tindak lanjutnya kepada Presiden Direktur secara langsung.
  5. Melakukan pertemuan secara rutin dan tidak rutin dengan Presiden Direktur, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit.
  6. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan kegiatan Audit eksternal.
  7. Melakukan kerja sama dan koordinasi dengan Komite Audit.

 

JUMLAH PEGAWAI DAN SERTIFIKASI PEGAWAI UNIT AUDIT INTERNAL

Pegawai Unit Audit Internal harus memadai dalam jumlah dan memiliki kompetensi teknis dibidang audit dan kompetensi umum yang dapat mendukung pelaksanaan tugasnya. Pada 31 Desember 2018, jumlah anggota Unit Audit Internal adalah sebanyak 8 orang, yang terdiri dari 1 (satu) Kepala Unit Audit Internal, 2 manager, 3 asisten manager dan 2 supervisor.

Berikut adalah jumlah pegawai dan sertifikasi yang sudah dimiliki oleh pegawai dalam divisi Satuan Pengawasan Internal:

LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS UNIT AUDIT INTERNAL

Kegaitan audit Unit Audit Internal didasarkan pada rencana rencana audit tahunan yang telah disetujui oleh Presiden Direktur perusahaan. Kegiatan audit ini mencakup seluruh cabang perusahaan serta entitas anaknya yang berada di Indonesia maupun Tiongkok.

Kegiatan audit meliputi mereview bisnis proses yang ada beserta resiko yang terkandung serta penyebabnya untuk memastikan aspek kepatuhan kepada kebijakan, hukum, dan peraturan. Mereview pengamanan dan pemanfaatan aktiva, menilai efisiensi penggunaan sumber daya, dalam hal ini kemampuan untuk meminimalisir kerugian dan pemborosan dalam menghasilkan suatu output, dan mereview pelaksanaan operasional telah sesuai dengan standar.

Kegiatan Audit Internal dilakukan sesuai dengan standar dengan memperhatikan setiap resiko dikenali dan dikelola secara tepat, pengendalian internal dilaksankan secara efektif; segala kebijakan, prosedur dan peraturan ditaati; serta setiap kecurangan telah diantisipasi, diidentifikasi, diinvestigasi, dan diatasi.

Hasil Audit Internal yang berupa rekomendasi untuk perbaikan dilaporkan secara periodik kepada pihak manajemen dan Komite Audit dan implementasinya dimonitor secara berkesinambungan.

Internal Audit menyampaikan laporan kepada Dewan Komisaris, Komite Audit dan Direksi yang terdiri dari:

  1. Laporan Hasil Audit
  2. Rangkuman Laporan Tindak Lanjut atas Hasil Audit
  3. Laporan Realisasi Kegiatan Audit
    Seluruh bisnis unit yang signifikan telah di-audit. Pelaksanaan audit 2018 dilakukan oleh 7 auditor bersama Kepada Internal Audit dengan ruang lingkup audit meliputi operasional, perdagangan dan distribusi, logistik, manufaktur, dan finansial.

TEMUAN DAN TINDAK LANJUT

Laporan hasil audit mencakup proses bisnis yang signifikan yang ada di setiap unit seperti penjualan, keuangan dan akunting, operasional tank terminal dan gudang serta operasional truk dan kapal yang ada dalam pengawasan unit. Pelaksanaan tugas audit 2018 telah menghasilkan beberapa temuan dan rekomendasi dan didiskusikan dengan penanggung jawab setiap unit dan telah dilaporkan kepada Manajemen Perusahaan. Selanjutnya Audit Internal juga menindaklanjuti proses perbaikan yang telah disepakati dengan unit yang bersangkutan untuk memperkuat pengendalian internal dan meredam risiko yang dapat terjadi.